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Signature électroniques en Europe

Comprendre les exigences légales concernant la preuve d’intention.

  • EditeurKofax & AIIM
  • Version PDF - 15 pages - 2016 - Français

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Introduction ou extrait du livre blanc

"Aujourd’hui, la plupart des entreprises doivent répondre aux attentes croissantes des clients modernes. Connectés et aguerris aux technologies mobiles, ceux-ci veulent pouvoir communiquer sur tous les canaux.

De leur point de vue, ils devraient pouvoir exécuter des transactions commerciales à tout moment et en tout lieu, et les processus associés devraient être simples et clairs.

De plus en plus souvent, les employés ont des attentes similaires vis-à-vis des workflows internes. Pour les clients comme pour les employés, il devient de plus en plus étrange d’imprimer un document dans le seul but de le signer pour apporter la preuve de leur intention.

À leurs yeux, cela ralentit considérablement le processus opérationnel. Les observations d’AIIM Research le confirment : lorsqu’un document est imprimé, c’est généralement pour recueillir une signature.

Les technologies de signature électronique existent pourtant depuis plus de 20 ans, et la première directive de l’Union européenne visant à réglementer leur usage date de 1999.

Malgré cela, le secteur privé rechignait jusqu’à présent à abandonner la signature sur papier, et ce, pour différentes raisons. Les multinationales cherchant à mettre en place une approche standardisée dans les différents pays où elles opèrent se sont vite aperçues qu’il existait en Europe d’importantes disparités entre les règlements régissant les signatures électroniques.

Par exemple, l’entreprise britannique Enterprise Architects a ainsi eu bien du mal à comprendre et à respecter les exigences juridiques et réglementaires propres à l’Allemagne. Le problème existe aussi en sens inverse.

On constate également un enjeu culturel associé au facteur humain. Une signature « à l’encre » (parfois colorée, souvent bleue), c’est-à-dire un paraphe apposé à la main sur une feuille de papier physique, semble plus fiable et valable qu’une signature électronique. Et même si pour certains, ce n’est qu’une question générationnelle, il n’en demeure pas moins que ce sentiment a la vie dure.

AIIM Research reconnaît l’existence de ce défi lié au facteur humain. Selon une étude sur les méthodes adoptées par les entreprises pour limiter l’utilisation du papier dans leurs processus, plus de la moitié des personnes interrogées indiquent qu’elles impriment des documents dans le seul but d’y apposer une signature."

© AIIM 2016 www.aiim.org /© Kofax from Lexmark 2016 www.kofax.com

Signature électroniques en Europe