Dans cet article, Numen vous donne quelques conseils pour bien démarrer et réussir votre projet.
"Analyser vos fonds documentaires
Vous déménagez ou vous vous regroupez en un groupe hospitalier ou groupe privé ? Vous souhaitez libérer de l’espace au sein de votre établissement? Vous ne souhaitez plus manipuler de dossiers papiers ? Vous souhaitez éliminer les risques liés au transport des dossiers des archives vers les consultations et retour ?
Avant de rédiger votre appel d’offres, ou de vous renseigner sur les prestataires de numérisation et d’archivage électronique existant, il est indispensable de vous poser les bonnes questions.
Commençons par vos archives papiers, de quoi parle-t-on ?
Pour répondre à cette question, vous n’avez pas trente-six solutions pour réaliser l’état des lieux, dirigez-vous dans votre salle d’archives, sélectionnez un échantillon de dossiers en prenant en compte les plus petites chemises et les plus volumineuses, puis faites une moyenne. Cela vous permettra d’estimer le nombre de documents que vous allez devoir numériser.
Comptez bien le nombre de pages, et non le nombre de feuilles, que vous allez numériser. Une page c’est un recto ou un verso tandis qu’une feuille comprend les deux faces. Un détail qui peut faire la différence si l’on souhaite, par exemple, supprimer les pages blanches des dossiers.
Inventoriez également les types de documents (images, résultats d’examens, comptes rendus de consultation, prescriptions thérapeutiques, ...) ainsi que les formats (A4, A3, ...) : des informations essentielles pour la numérisation ainsi que pour la conservation électronique.
Dans tous les cas, vous ne pourrez pas savoir exactement le nombre de pages que vous allez devoir traiter mais vous aurez une bonne idée du travail à réaliser."
