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Les leviers d'un achat public performant

Tout ce qu'il faut connaître des achats publics.

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Introduction ou extrait du livre blanc

"La planification des besoins (ou programmation des besoins) permet de réaliser ses achats dans les meilleures conditions. Grâce à elle, vous identifiez les besoins de votre organisme, détectez les marchés à forts enjeux, mutualisez les achats et déterminez les gains potentiels.

La planification donne une vision globale de l’ensemble des besoins de chacune des directions. Elle vous permet de distinguer les nouvelles demandes et les renouvellements à prévoir, d’évaluer la charge des futurs marchés à lancer et même d’apprécier l’urgence et l’importance de chaque besoin.

LA PLANIFICATION PERMET D’AVOIR UNE VISION GLOBALE DES BESOINS D’ACHAT DE L’ÉTABLISSEMENT

La première étape de la planification passe par le recensement des besoins. Pour cela, il est essentiel de solliciter les personnes concernées, c'est-à-dire les prescripteurs et les utilisateurs. Ils nous fourniront toutes les informations utiles : la catégorie d’achat, la date souhaitée de la prestation, nouveau besoin, etc.

Il faut ensuite compiler l’ensemble des besoins de chaque service dans un même outil, par exemple un tableur. Vous pourrez ainsi, grâce à des filtres, procéder à des tris, à des classements selon l'urgence, les familles d'achat... Pour qu'il soit facilement exploitable, choisissez bien les champs dont vous aurez besoin. Par exemple, nom du service demandeur, intitulé du besoin, date prévisionnelle de début d’exécution souhaitée, degré de priorité (peu urgent, très urgent).

LES PRESCRIPTEURS ET UTILISATEURS SONT LES ACTEURS CLÉS DU PROCESSUS DE PLANIFICATION

La planification sert aussi à évaluer les besoins d’achat sur une période donnée, généralement sur une année. Pour cela, nous vous conseillons de transmettre le tableur à tous les services en fin d’année, pour qu’ils y indiquent leurs besoins de l’année à venir. Laissez-leur quelques semaines pour les recenser, puis, à réception, compilez toutes les données.

Une fois le tableau complété, vous pourrez établir une stratégie d’achat : par exemple en mutualisant les achats par service ou direction et en priorisant les demandes. Cet outil pourra aussi vous servir de tableau de suivi des achats."

Les leviers d'un achat public performant