Découvrez comment utiliser les terminaux mobiles pour la capture des factures et l’extraction des données, les notes de frais, les pièces justificatives, la résolution des écarts, les workflows d’approbation et bien d’autres processus.
"Les smartphones et les tablettes sont aujourd’hui des outils précieux pour tout employé. La moitié des adultes possèdent d’ailleurs un smartphone. Les smartphones et tablettes Android et iOS sont les périphériques informatiques ayant enregistré la plus forte croissance en 2012, et leurs applications sont en plein essor.
Il s’agit souvent d’applications de divertissement destinées au grand public, mais des applications métier font également leur apparition. Leur utilisation pose toutefois un certain nombre de difficultés, concernant notamment la sécurité, le respect des politiques internes, l’intégration dans les systèmes d’enregistrement, ou la synchronisation avec les applications logicielles de l’entreprise.
Les cadres financiers, les responsables et les propriétaires de processus doivent donc assurer l’interopérabilité de ces terminaux avec les solutions d’automatisation des processus.
Dans le cas de la Comptabilité Fournisseurs, les terminaux mobiles peuvent servir à la numérisation, à la vérification et à l’approbation des factures, à l’envoi de reçus pour le décompte des frais, ainsi qu’à la capture de divers documents, comme les rapports 1099 ou encore les demandes de crédit et de facturation.
Si des applications spécifiques peuvent réduire les coûts et accroître la réactivité des processus, une attention particulière doit néanmoins être portée aux répercussions affectant les processus de base. Ces applications renforcent-elles ou affaiblissent-elles les contrôles internes ?
Sont-elles sécurisées ? Améliorent-elles la qualité des informations ou représentent-elles de nouvelles sources potentielles d’erreurs ? Leurs informations sont-elles visibles en permanence ?
Les fonctions qu’elles offrent aux utilisateurs sont-elles identiques aux fonctions accessibles sur leurs postes de travail ? Des applications natives, Web et hybrides sont proposées : leur mise en œuvre a un impact matériel sur l’interface utilisateur et, selon l’option choisie, leur développement et leur mise à niveau demandent du temps et de l’argent."
