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L'archivage en milieu hospitalier

Introduction ou extrait du livre blanc

"L’archivage électronique en particulier et la dématérialisation en général sont de véritables sujets d’actualité pour bon nombre d’organisations tant publiques que privées. Ceci s’explique certes par une augmentation extrêmement forte du volume de données électroniques gérées au quotidien mais aussi par une évolution des technologies et surtout des processus d’entreprise voire des obligations tant légales que réglementaires. Les plus récentes évolutions en la matière sont sans doute celles relatives au monde de la fi nance, sachant que celui de la santé est tout aussi impacté comme nous le verrons dans le présent ouvrage.

Par ailleurs il ne faut surtout pas se limiter à considérer la problématique de l’archivage électronique comme relevant de la simple dématérialisation des techniques traditionnelles d’archivage. Outre l’infl uence des nouvelles obligations, ce nouveau type d’archivage doit être pris en compte très en amont dans le cycle de vie de l’information, dès l’instant où les données peuvent être considérées comme fi gées suite ou non à une notion de validation. La loi française est très claire sur le sujet, pour que des données électroniques puissent avoir une quelconque valeur juridique il faut entre autre apporter la preuve de leur intégrité tout au long de leur parcours, de la création à l’archivage.

Le paradoxe de l’archivage électronique consiste à devoir travailler avec des nouvelles technologies à l’évolution rapide bien connue. Il est ainsi d’autant plus diffi cile d’opérer un choix destiné à engager l’établissement sur plusieurs années, s’agissant d’archivage et par défi nition de moyen et de long terme. Nous verrons dans la suite de notre exposé qu’il existe cependant des moyens très effi caces pour répondre à ce paradoxe comme celui de recourir à un tiers pour opérer son archivage électronique, sous réserve que ce dernier satisfasse à un minimum de conditions techniques et organisationnelles.

L’accès à l’information constitue une nouvelle richesse pour l’établissement sous réserve que cette information soit fi able. Pourquoi ne pas profi ter de ces évolutions pour donner une nouvelle valeur à la donnée archivée, fi able par défi nition, en la rendant tout simplement plus accessible. En eff et à partir du moment où l’information existe sous forme électronique et que son intégrité est garantie, les seules modifi cations qu’elle puisse subir sont celles relatives à un changement de support, voire un système d’accès plus sophistiqué en matière d’indexation. Dès lors l’information, même archivée, peut rester accessible extrêmement facilement et renforcer d’autant le système d’information de l’établissement et par là même sa réactivité en permettant de disposer de la bonne information au bon moment, comme vu précédemment."

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