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Évolution du traitement des factures fournisseurs : Comment la dématérialisation change la donne ?

Le présent livre blanc passe en revue un panel des dernières tendances en matière de dématérialisation des factures fournisseurs, ainsi que les répercussions de ces solutions sur les opérations financières : processus allant de l’achat au paiement, de la commande à l’encaissement, voire plus loin.

  • EditeurEsker
  • Version PDF - 6 pages - 2015 - Français

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Introduction ou extrait du livre blanc

"Face au spectre du processus de Comptabilité Fournisseurs qui plane depuis des années, nombre d’entreprises ont mis au point des solutions hétéroclites, augmentant in fine la complexité opérationnelle au lieu de la réduire.

Le co-fonctionnement des multiples applications s’apparente parfois à un chemin de croix sans fin, car il exige toujours plus de gestion, de connaissances, de maintenance, de matériel et de mises à niveau. La situation actuelle implique certains défis, parmi lesquels :

  • • Formations permettant d’atteindre un niveau d’expertise adéquat, quelle que soit la solution ;
  • • Administrateurs multiples pour chaque solution (avec à la clé un coût total de possession plus élevé et une situation dans laquelle aucun employé de l’entreprise ne maîtrise réellement le processus de traitement des documents) ;
  • • Gestion des relations avec les différents fournisseurs des solutions ;
  • • Création d’un entrepôt destiné aux données issues des différents systèmes ;
  • • Modification des applications visant à satisfaire des exigences spécifiques.

Si vous ajoutez à l’équation les terminaux mobiles et le Cloud, il devient rapidement manifeste qu’il est temps d’adopter un nouveau modèle de dématérialisation des factures fournisseurs basé sur des technologies modernes, qui vous permettra de respecter les exigences de paiement d’aujourd’hui et de demain.

Les progrès réalisés en matière de technologie des processus métier et la connaissance accrue des avantages stratégiques et tactiques de l’automatisation des processus intégrés de bout en bout ont dopé la demande en matière de solutions globales de dématérialisation des factures fournisseurs.

Cofinancé par The Institute of Financial Operations et Esker, le présent livre blanc passe en revue un panel des dernières tendances en matière de dématérialisation des factures fournisseurs, ainsi que les répercussions de ces solutions sur les opérations financières : processus allant de l’achat au paiement, de la commande à l’encaissement, voire plus loin.

  • Au-delà de la reconnaissance optique des caractères : reconnaissance a priori, auto-apprentissage et apprentissage
  • Selon une étude sur la dématérialisation des factures fournisseurs publiée en 2014 par The Institute of Financial, 70 % des personnes interrogées reçoivent plus de la moitié de leurs factures au format papier.

Et bien que 50 % des répondants déclarent scanner les factures à réception, moins d’une personne sur quatre indique employer la reconnaissance optique des caractères (OCR) ou la technologie d’extraction des données.

Ces chiffres sont considérables si l’on reconnaît que la conversion de documents papier en données électroniques pertinentes apparaît comme la technologie de base nécessaire au processus complet d’automatisation des factures fournisseurs.

Pour être performante de bout en bout, une solution de dématérialisation des factures fournisseurs doit garantir un processus d’extraction des données efficace, c’est-à-dire une conversion rapide du courrier entrant en données métier électroniques fiables dès le premier passage, avec un niveau d’intervention humaine réduit à son minimum.

Cette opération doit être réalisée à la source, de façon à assurer la visibilité, le contrôle et l’efficacité du processus, qui sont les principaux avantages de la technologie de dématérialisation des factures fournisseurs.

Par ailleurs, l’étude IFO révèle que l’automatisation du processus permet de réduire de plus de moitié le temps et les coûts liés aux opérations manuelles de réception et de traitement des factures fournisseurs.

Les solutions dites « intelligentes » sont les plus efficaces : elles appliquent des algorithmes et des logiques avancées, de façon à optimiser la fiabilité des résultats dès le premier passage.

De ce fait, elles apprennent à lire les factures et les courriers envoyés par les fournisseurs, et permettent aux utilisateurs d’enseigner au système comment reconnaître les factures et les courriers des nouveaux fournisseurs.

Les entreprises qui s’intéressent à la dématérialisation des factures fournisseurs soumettent généralement les solutions envisagées à un test de reconnaissance a priori en se basant sur un échantillon représentatif du courrier reçu au format papier.

Dans ce type de scénario, la solution jugée la plus performante est celle qui assure le traitement du plus grand nombre de documents le plus rapidement et avec le moins d’intervention humaine possible, y compris les phases de tri avancé et de préparation des documents. Il s’agit de la meilleure solution pour les documents financiers envoyés au format papier.

Une alternative plus globale consiste à éliminer le papier à la source, en automatisant tout le processus Purchase-to-Pay."

Évolution du traitement des factures fournisseurs : Comment la dématérialisation change la donne ?