Bien comprendre la GED et l'ECM

Avant de nous pencher sur les particularités de chaque procédé, il est essentiel de bien définir les deux termes.

• GED (Gestion électronique des documents)
• La GED est connue sous plusieurs noms, notamment en anglais, où on parle soit de DMS (Document Management System) ou EDM (Electronic Document Management). En soi, la GED peut faire référence à deux choses différences en fonction du contexte. Ou bien il fait allusion au procédé informatique qui a pour objectif d'organiser et de gérer les documents d'une entreprise, ou bien au logiciel en lui-même qui sert à implémenter cette gestion.
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• ECM (Electronic Content Management)
• L'ECM, ou gestion de contenu d'entreprise pour les puristes (nous conviendrons que le terme français est quand même beaucoup moins sexy), peut également faire référence à deux choses différentes en fonction du contexte. D'une part, il fait référence au procédé employé au sein de l'entreprise pour organiser et gérer le contenu de ladite entreprise. D'autre part, l'ECM peut également être le logiciel qui sert à gérer ce contenu.

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Vous noterez l'application du gras sur les termes "documents" et "contenu" ci-dessus, car c'est là où repose la principale différence entre un ECM et une GED. En termes lambda, une GED traite exclusivement la documentation d'une entreprise, alors que l'ECM s'étend sur tout le contenu (documents, images, vidéo, données brutes, etc.). Une ECM peut donc être une GED, mais pas inversement.

Maintenant que vous comprenez la différence principale entre les deux acronymes, il est temps de se pencher sur le cas de chacun afin de les découvrir plus en détail.

LES COMPOSANTS DE LA GED ET DE L'ECM

Les applications des GED et l'ECM sont diverses et variées, mais peuvent tous deux se résumer un peu vulgairement avec un mot : dématérialisation. Toutefois, utiliser ce terme pour décrire toutes les applications des procédés est une simplification qui n'est pas franchement méritée. Voici donc une liste plus ou moins complète qui définit les différentes utilisations du procédé de la GED et de l'ECM.

• GED (Gestion électronique des documents)
• Les fonctionnalités d'une GED sont nombreuses, mais peuvent parfois être déroutantes pour une personne qui n'y est pas initiée. C'est pourquoi dans cette liste nous avons souhaité simplifier au maximum les explications afin que le plus grand nombre comprenne.

1. Intégration - Une des fonctionnalités primaires d'une GED, l'intégration de documents peut à la fois correspondre à l'intégration de documents papier (et donc contribuer à un projet de dématérialisation, comme nous vous le disions plus haut) ou bien à l'intégration de documents déjà digitalisés.

2. Capture - Une autre fonctionnalité essentielle d'une GED qui est fortement liée à l'intégration, la capture permet tout simplement de scanner des documents et les intégrer à la GED. Ce processus est souvent complémenté de deux outils (encore des acronymes) : l'OCR (Optical character recognition) qui permet à un ordinateur de traduire une image en texte lisible par une machine, et l'OMR (Optical Mark Recognition) qui permet d'extraire des informations d'une case cochée, par exemple.

3. Gestion des métadonnées - Métaquoi ? À moins d'être un peu féru d'informatique, le terme métadonnée n'est peut-être dans votre champ lexique. Pour faire très simple, une métadonnée est une donnée "cachée" dans un document qu'un utilisateur ne voit pas forcément, par exemple la date de création d'un document, ou encore sa date de modification. Ce sont ces diverses données cachées qu'une GED est capable d'intégrer afin de faciliter l'indexation des documents.

4. Indexation - L'indexation est un processus essentiel d'une GED, car elle permet de ranger les nombreux documents digitaux en fonction du type de données (en utilisant les fameuses métadonnées) ou bien par concept ou mot-clé.

5. Validation de données - En parallèle de l'intégration, de la capture et l'indexation, il existe un processus qui valide les données intégrées, tout aussi important au bon fonctionnement d'une GED. Cette validation, grâce à divers outils, permet d'identifier des erreurs au sein d'un document, par exemple une signature manquante, des noms mal-écrits, etc.

6. Stockage des données - Est-il vraiment nécessaire de vous expliquer ce que cela signifie ?

7. Récupération - En lien avec l'indexation, la récupération de documentation est un autre pilier clé d'une GED ; elle permet de faire une recherche correspondante par type ou par mot-clé afin d'identifier le ou les documents.

8. Distribution - Autre fonctionnalité importante de la GED : la distribution de documents. Un système de distribution de documents demande forcément une certaine sécurisation, dans la mesure où le document ne doit pas être facilement modifiable après sa distribution. Et justement, en parlant de sécurisation...

9. Sécurité - La sécurisation documentaire est vitale pour n'importe quelle GED, d'autant plus dans une ère où la protection des données prime. Toutes les personnes accédant à une seule GED n'ont pas forcément besoin des mêmes accès (dans le cas où le contenu de certains documents peut être confidentiel). Les systèmes de signature électronique invisibles sont également employés dans le cadre de la sécurité au moment de la création ou de la modification d'un document afin d'en assurer l'intégrité.

10. Flux de travail - Les outils de flux de travail sont souvent intégrés au sein de la GED, permettant ainsi d'automatiser le mouvement d'un document ou d'une série de documents à travers une organisation. Exemple concret : une facture peut automatiquement être envoyée à l'équipe d'approbation au sein d'une organisation avant d'être automatiquement transmise à l'équipe de comptabilité par la suite.

11. Collaboration - Comme vous l'aurez compris, la GED est d'une part un outil de centralisation et de stockage des données ; toutefois, il sert également d'outil de collaboration, comme l'exemple dans le flux de travail a pu le démontrer. Un bon GED permet notamment à plusieurs utilisateurs d'accéder au même document en simultané afin d'en faciliter la modification d'un document, par exemple.

12. Gestion des versions - La gestion des versions est un exercice particulièrement délicat qui a pour objectif, simplement, de gérer les différentes versions d'un même document afin d'assurer l'accès à toutes lesdites versions pour les utilisateurs.

13. Edition et publication - Enfin, les GED intègrent la possibilité d'éditer et de publier du contenu ; toutefois, toute une série de normes est à respecter en fonction d'une entreprise afin d'assurer l'intégrité du document édité et publié.

• ECM (Electronic Content Management)
• A contrario de la GED, l'ECM ne contient que cinq fonctionnalités majeures, mais qui se déclinent chacune en fonction des besoins. Ce nombre de fonctionnalités réduit est normal dans la mesure où un ECM est plus un terme qui englobe plusieurs outils et procédés, par exemple la GED, le DAM (Digital Asset Management), le WCM (Web Content Management), ou encore un PIM (Product Information Management).

1. Capture - Similairement à la GED, l'une des fonctionnalités primaires d'un ECM est bien entendu la capture, permettant ainsi d'intégrer tout type de donnée au sein de son système. Outre les systèmes d'OCR et d'OMR dont nous vous parlions plus haut, la capture dans un ECM peut également être amenée à utiliser des outils de HCR (la reconnaissance des empreintes d'une main), l'ICR (une version évoluée de l'OCR et du HCR) ainsi qu'un outil de reconnaissance de code-barre. 

2. Gestion - La gestion, deuxième fonctionnalité essentielle d'un ECM, s'applique au sein de cinq secteurs distincts d'un ECM : les documents, la collaboration, le contenu Web, le Records Management, ainsi que le Business Process Management (BPM pour les intimes).

3. Stockage - Bien évidemment, un ECM se doit d'être en mesure de stocker tout son contenu, et par conséquent de nombreux systèmes sont mis en place pour assurer la bonne gestion de cet aspect essentiel.

4. Préserver/Archiver - Outre le stockage de données au sein d'un même système, un ECM a pour objectif secondaire de préserver et d'archiver des données afin d'en faire un record permanent, accessible à tout moment par l'entreprise. Cet archivage peut se faire de plusieurs manières, allant d'un stockage digital au bon vieux papier à nouveau !

5. Distribuer - Un ECM doit enfin forcément comporter un ou plusieurs systèmes de distribution pour faire en sorte que l'information stockée soit accessible à tout moment par l'utilisateur. Cette distribution varie d'entreprise en entreprise.