Depuis un certain nombre d’années, les entreprises sont progressivement amenées à opérer leur « transition numérique » ou digitale.
"Une situation qui pousse les responsables à envisager la numérisation des documents et des archives.
Mais de quoi parle-t-on réellement lorsque l’on évoque le terme de « dématérialisation » des contenus ? Comment les entreprises peuvent-elles avoir la garantie que leurs documents seront en sécurité ? Comment s’assurer du caractère légal de ces documents que l’on fait passer progressivement dans une base de données digitalisée unique ? Enfin, quels sont les effets concrets de la digitalisation sur certaines professions ?
Qu’est-ce que la dématérialisation ? La dématérialisation des documents (que l’on appelle parfois à tort numérisation) désigne le processus au cours duquel les documents papier sont remplacés par des formats numériques.
On emploiera le plus souvent le terme de dématérialisation dans un contexte d’entreprise. On utilise également le terme dématérialisation pour désigner l’élaboration d’un système d’information électronique afin de classer les documents numériques et en faciliter l’accès.
La dématérialisation des documents désigne donc autant la transformation globale du partage de l’information dans une entreprise que l’acte de numérisation des documents en lui-même.
QUELS DOCUMENTS PEUT-ON DÉMATÉRIALISER ? En théorie, 100% des documents peuvent trouver leur équivalent sous format électronique. Sous réserve du respect de procédures légales et de règles de sécurité. La dématérialisation des documents concerne en majorité les informations administratives, c’est une partie conséquente de la transition numérique des entreprises et des organisations publiques. En pratique, l’entreprise dématérialise en priorité les courriers entrants, les factures reçues, mais aussi, les relevés bancaires, les bons de commande et les bons de livraison.
Outre la dématérialisation comptable et des documents administratifs, un deuxième champ est le domaine RH qui concernera les bulletins de salaire, les contrats, la gestion des congés…."
