La dématérialisation des documents est un enjeu de tous les secteurs. En effet, les factures, contrats, feuilles de paie et signatures se digitalisent. Les solutions digitales permettent de ne plus perdre les documents, de réduire l’impact carbone et de gagner en productivité en synchronisant tous les acteurs.
"Démarrer dans la dématérialisation
Comprendre les enjeux de la dématérialisation
Dématérialiser les documents, factures, reçus, contrats, feuilles d’émargement et autres permet des gains variés. Outre l’avantage économique et temporel, l’impact écologique est un enjeu. Voyons comment débuter avec ce concept :
Avant de s’attaquer à la dématérialisation, il faut comprendre les enjeux et besoins de l’entreprise ou organisme de formation. La dématérialisation de l’environnement de travail peut être plus ou moins avancée. Les travaux à entreprendre dépendront de la réponse à ces questions. Quels documents ne sont pas encore dématérialisés ?
Quels documents ont le plus d’impact, prennent le plus de temps aujourd’hui ? Quels coûts cela représente-t-il ?
Au-delà du gain économique, la dématérialisation devient une contrainte légale dans de nombreux domaines. Prendre de l’avance et identifier les documents dématérialisables dès maintenant est utile et rentable. Par ailleurs, la dématérialisation permet de gagner en temps et d’améliorer son positionnement au niveau écologique.
N’hésitez donc pas à passer du temps à réfléchir pour déterminer les documents dématérialisables et les solutions associées à utiliser pour avoir le plus fort impact.
Prenons un exemple concret : un organisme de formation avec 1000 alternants qui dématérialise déjà ses factures et documents de paie mais dont toutes les feuilles de présences et contrats d’apprentissage sont encore imprimés, signés, scannés, indexés et archivés à la main. Cela représente un coût estimé à 45 euros par étudiant et par an, soit un manque à gagner de 45 000 euros qui peut être fortement réduit avec la dématérialisation."
